Van vergadering naar verslag met actiepunten

Waarom dit ertoe doet

Na een overleg weet iedereen wat er is afgesproken. Een week later niemand meer precies. Een kort verslag voorkomt dat, maar het schrijven schiet er vaak bij in.

AI maakt dat verslag in een minuut. Het risico zit in wat er dan in staat. Een taalmodel maakt van "iemand moet dat bestellen" makkelijk een actiepunt met een naam erbij, en van "ik kijk er even naar" een harde toezegging. Deze werkwijze laat het model alleen opschrijven wat er gezegd is, en laat jou dat snel controleren.

Zo pak je het aan

1. Leg vooraf vast waarom je transcribeert, en meld het. Bepaal waarvoor je het transcript gebruikt (het verslag), wie erbij kan, hoelang je het bewaart en dat een transcriptiedienst of AI-tool de tekst verwerkt. Zet dat in de uitnodiging of zeg het aan het begin. Wil iemand dat niet, maak dan aantekeningen. Teams, Zoom en Meet tonen een melding als transcriptie aanstaat, maar dat vervangt het vragen niet. Melden alleen regelt de privacywet nog niet: de Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat je een grondslag nodig hebt, en dat toestemming van je eigen personeel lastig werkt omdat werknemers een verzoek van hun werkgever moeilijk weigeren. Lees bij twijfel "Voorwaarden voor controle werknemers" op autoriteitpersoonsgegevens.nl; dit is geen advies op maat.
2. Haal je bron op. Download na afloop het transcript uit je vergadertool (waar dat staat, hangt af van je abonnement). Teams kan Nederlands transcriberen; Google Meet maakt volgens Google alleen transcripten in een handvol talen, en Nederlands hoort daar niet bij. Zat je fysiek bij elkaar of maakt je tool geen transcript, start dan een Teams-vergadering op één laptop midden op tafel, of neem op en laat de opname uitschrijven met Transcriberen in Word (Word voor het web of Windows, met Microsoft 365; Nederlands staat in de taallijst). Eén laptop hoort iedereen via hetzelfde account, dus Teams zet dan alle sprekers onder één naam. Word nummert de sprekers wel, maar niet altijd goed. Noem daarom bij elke toezegging hardop de naam ("Ahmed, jij belt Houten?"), en zet de sprekernamen in het transcript goed voordat je gaat samenvatten. Werk je met aantekeningen, vul ze dan direct na het overleg aan, zolang je het nog weet.
3. Schoon de bron op. Haal weg wat voor het verslag niet nodig is: privézaken, gegevens van klanten of personeel, bedragen van derden. Plak de rest in een zakelijke werkruimte die je organisatie toestaat, zoals ChatGPT Business, Claude Team of Copilot met je werkaccount. Een transcript van een uur is lang: past het niet in het invoerveld of krijg je een melding over de lengte, sla het dan op als Word- of tekstbestand en voeg het als bijlage toe.
4. Maak het verslag met prompt 1.
5. Controleer het verslag met prompt 2, in een nieuwe chat. Loop daarna zelf elk punt na met "nee", "niet te bepalen", "geen citaat gevonden", "niet genoemd" of "(vaag)", en elk punt onder "Mogelijk gemist". Leg ook de besluiten, eigenaren en termijnen met "ja" kort naast de bron: de controle kan zich ook vergissen.
6. Stuur de opvolgmail met prompt 3, liefst dezelfde dag, en vraag om correcties: de deelnemers weten het best wat ze toezegden. Lees de mail zelf na voordat je hem verstuurt.

Wil je weten of het tijd scheelt, houd dan vier weken bij hoeveel minuten je per verslag kwijt bent, en hoeveel punten de controle met "nee" of "Mogelijk gemist" terugkeert. Tel daar de correcties uit de reacties op de opvolgmail bij op. Blijven die aantallen hoog, kijk dan eerst naar de kwaliteit van het transcript.

De actiepunten automatisch in je takentool of klantadministratie zetten, of het verslag vanzelf laten starten na afloop, is een volgende stap: dat valt onder AI koppelen aan je tools. Begin met de handmatige route hierboven, dan weet je wat je straks automatiseert.

Kopieerbare bouwstenen

Prompt 1: verslag met besluiten en actiepunten

Je maakt een kort verslag van een overleg van [BEDRIJFSNAAM].
Datum: [DATUM]. Aanwezig: [NAMEN EN ROLLEN].

Gebruik uitsluitend wat in de bron onderaan staat. De bron is een transcript
of eigen aantekeningen. Vul niets aan uit eigen kennis.

Maak het verslag in deze vorm:

1. Onderwerp: één zin.
2. Besluiten: een genummerde lijst. Alleen wat echt is afgesproken.
   Iets wat alleen is voorgesteld of besproken, is geen besluit.
3. Actiepunten: een tabel met de kolommen Wie, Wat en Wanneer.
   - Wie: de persoon die het oppakt. Is dat niet uitgesproken, schrijf
     dan "niet genoemd". Leid geen eigenaar af uit wie het onderwerp
     aankaartte.
   - Wanneer: de termijn letterlijk zoals die is genoemd. Reken niet om
     naar een datum. Geen termijn genoemd: schrijf "niet genoemd".
   - Een vage toezegging, zoals "ik kijk er even naar", krijgt "(vaag)"
     achter het actiepunt.
4. Open vragen: onderwerpen zonder besluit, of waar iemand op terugkomt.

Maximaal [AANTAL, BIJVOORBEELD 300] woorden. Zakelijk Nederlands. Geen inleiding of
afsluiting buiten deze vier onderdelen.

Bron:
[PLAK HIER HET TRANSCRIPT OF JE AANTEKENINGEN]

Prompt 2: controle tegen de bron

Open hiervoor een nieuwe chat, zodat het model zijn eigen werk niet verdedigt.

Hieronder staan een verslag en de bron waaruit het is gemaakt. Controleer
het verslag tegen de bron. Je verbetert het verslag niet, je controleert alleen.

Geef per besluit en per actiepunt uit het verslag:
- het punt zoals het in het verslag staat;
- een letterlijk citaat uit de bron dat het onderbouwt, of "geen citaat gevonden";
- klopt de persoon: ja, nee of niet te bepalen;
- klopt de termijn: ja, nee of niet te bepalen.

Geef daarna een lijst "Mogelijk gemist": toezeggingen, besluiten of termijnen
uit de bron die niet in het verslag staan, elk met een citaat. Niets gemist:
schrijf "niets gevonden".

Verzin geen citaten. Kun je iets niet terugvinden, zeg dat dan.

Verslag:
[PLAK HIER HET VERSLAG]

Bron:
[PLAK HIER HET TRANSCRIPT OF JE AANTEKENINGEN]

Prompt 3: opvolgmail

Gebruik het verslag pas als je de controle hebt verwerkt. Plak een korte mail die je zelf schreef als voorbeeld, dan sluit de mail beter aan bij hoe jij schrijft, zonder de inhoud ervan te gebruiken.

Schrijf een opvolgmail aan de deelnemers van het overleg van [DATUM],
namens [JOUW NAAM]. Gebruik voor de inhoud uitsluitend het verslag onderaan.

Vorm:
- Onderwerpregel: "Verslag en actiepunten [ONDERWERP] [DATUM]".
- Aanhef: [JOUW GEBRUIKELIJKE AANHEF, BIJVOORBEELD "Hoi allemaal,"].
- Eén zin waarom je mailt.
- De besluiten als korte lijst.
- De actiepunten als lijst in de vorm "Naam: wat, wanneer".
  Staat er "niet genoemd" bij de persoon of de termijn, laat dat dan
  zo staan en vraag in die regel wie het oppakt of wanneer het af kan.
  Staat er "(vaag)" bij een actiepunt, laat dat dan staan en vraag in
  die regel of het een echte actie is, wie het oppakt en wanneer.
- De open vragen, als die er zijn.
- Slotzin: vraag om correcties vóór [DEADLINE VOOR CORRECTIES].
- Afsluiting: [JOUW GEBRUIKELIJKE AFSLUITING, BIJVOORBEELD "Groet, Ilse"].

Schrijf kort, in de toon en woordkeus van de voorbeeldmail hieronder.
Neem uit die voorbeeldmail geen inhoud over: geen afspraken, datums of
namen. De naam van de afzender, de datum van het overleg en de deadline
voor correcties die hierboven zijn ingevuld, gebruik je wel. Voeg verder
geen afspraken, datums of namen toe die niet in het verslag staan.
Staat de afzender niet als deelnemer in het verslag, schrijf dan niet
"ons overleg", "we spraken af" of een andere wij-vorm die suggereert dat
de afzender erbij was, maar "het overleg van [DATUM]".

Voorbeeldmail van mij, alleen voor de toon:
[PLAK EEN KORTE MAIL DIE JE ZELF HEBT GESCHREVEN]

Verslag:
[PLAK HIER HET VERSLAG]

Prompt 4: formeel verslag per agendapunt

Voor een bestuurs- of aandeelhoudersoverleg is een actiepuntenlijst te mager. Deze variant op prompt 1 volgt de agenda, noemt afwezigen, legt per besluit vast wie welk standpunt had en hoe er is besloten, ook bij een tegenstem, en doet een voorstel voor het volgende overleg zonder zelf een datum te kiezen. Een voorbereide agenda maakt het verslag dus vollediger: het model ziet ook welk punt is blijven liggen. Hoe je die agenda opstelt, is een eigen onderwerp.

Je maakt een formeel verslag van [SOORT OVERLEG, BIJVOORBEELD BESTUURSOVERLEG]
van [BEDRIJFSNAAM].
Datum: [DATUM]. Aanwezig: [NAMEN EN ROLLEN]. Afwezig: [NAMEN, OF "niemand"].
Voorzitter: [NAAM]. Verslag: [NAAM].

Gebruik uitsluitend de agenda en de bron onderaan. De bron is een transcript
of eigen aantekeningen. Vul niets aan uit eigen kennis.

Maak het verslag in deze vorm:

1. Kop: soort overleg, datum, aanwezigen, afwezigen, voorzitter en verslag.
2. Per agendapunt, in de volgorde van de agenda:
   - Besproken: twee tot vier zinnen over wat er aan bod kwam.
   - Standpunten: wie welk standpunt innam en met welk argument, ook als
     mensen het oneens bleven. Alleen wat in de bron staat.
   - Besluit: wat is besloten en hoe, bijvoorbeeld unaniem of met een
     tegenstem van wie. Niets besloten: schrijf "geen besluit".
   Is een agendapunt niet besproken, schrijf dan alleen "niet besproken".
   Wat buiten de agenda is besproken, komt onder "Rondvraag en overige punten".
3. Actiepunten: een tabel met de kolommen Wie, Wat en Wanneer.
   - Wie: de persoon die het oppakt. Is dat niet uitgesproken, schrijf
     dan "niet genoemd". Leid geen eigenaar af uit wie het onderwerp
     aankaartte.
   - Wanneer: de termijn letterlijk zoals die is genoemd. Reken niet om
     naar een datum. Geen termijn genoemd: schrijf "niet genoemd".
   - Een vage toezegging krijgt "(vaag)" achter het actiepunt.
4. Volgend overleg: datum en tijd alleen zoals ze zijn genoemd, anders
   "niet genoemd". Daaronder voorgestelde agendapunten: punten zonder
   besluit en actiepunten waarop iemand terugkomt.

Zakelijk Nederlands, in de derde persoon. Geen inleiding of afsluiting
buiten deze onderdelen.

Agenda:
[PLAK HIER DE AGENDA]

Bron:
[PLAK HIER HET TRANSCRIPT OF JE AANTEKENINGEN]

Bewaar zo per soort overleg je eigen versie: prompt 1 voor het werkoverleg, prompt 4 voor het formele overleg, en voor een klantgesprek een kopie van prompt 1 met een extra onderdeel "Toezeggingen aan de klant".

Zo ziet het eruit

Fictief transcript van een weekoverleg; de tabel eronder komt uit onze test.

Ilse: De klus in Houten schuift, de klant is ziek.
Ahmed: Dan kan ik maandag naar de storing in Bunnik.
Ilse: Prima, dat doen we. Ahmed maandag Bunnik.
Ruud: Over de nieuwe bus, ik vind dat we moeten leasen in plaats van kopen.
Ilse: Daar wil ik eerst de cijfers van de boekhouder bij. Dat beslissen we niet vandaag.
Ruud: Ik kan de boekhouder wel mailen.
Ilse: Graag, voor vrijdag als het kan.
Ahmed: De voorraad koppelingen is bijna op. Iemand moet bestellen.
Ilse: Ja, dat moet deze week nog.
Ruud: Ik kijk er even naar of de groothandel nog een actie heeft.
Ilse: Vanaf nu sturen we de werkbonnen dezelfde dag in. Iedereen akkoord?
Ahmed: Akkoord.
Ruud: Prima.
Ilse: Ahmed, bel jij de klant in Houten voor een nieuwe datum? Uiterlijk woensdag.
Ahmed: Doe ik.

De actiepunten die prompt 1 daaruit haalde in onze test (Claude Sonnet):

| Wie | Wat | Wanneer |
|---|---|---|
| Ahmed | Storing in Bunnik oppakken | maandag |
| Ahmed | Klant in Houten bellen voor een nieuwe datum | uiterlijk woensdag |
| Ruud | Boekhouder mailen voor cijfers over leasen/kopen van de bus | voor vrijdag, "als het kan" |
| niet genoemd | Koppelingen bestellen | deze week |
| Ruud | Kijken of de groothandel een actie heeft voor koppelingen (vaag) | niet genoemd |

Let op de koppelingen: Ahmed kaartte het aan, maar niemand nam het op zich. "Ahmed" of "Ruud" daar zou een verzonnen toezegging zijn. In de opvolgmail werd het de vraag "Wie pakt dit op?". De bus staat bij de open vragen, niet bij de besluiten.

Voor prompt 2 zetten we bewust twee fouten in een kopie: Ahmed als besteller met "vrijdag" als termijn, en het actiepunt over Houten weggelaten. De controle meldde bij de bestelling "geen citaat gevonden", met persoon en termijn op "nee", en zette het bellen naar Houten onder "Mogelijk gemist", met het citaat erbij.

Waar het misgaat

• Ontbrekende namen worden ingevuld. Wie een probleem noemt, is niet automatisch wie het oplost. Kijk extra goed naar namen waar niemand "doe ik" zei.
• Vage beloftes worden hard, of verdwijnen. "Ik kijk er even naar" is geen deadline, maar ook geen niets. Laat het staan met "(vaag)" en vraag in de mail of het een echte actie is.
• De sprekers kloppen niet. In een vergaderruimte met één microfoon zet het transcript meerdere mensen onder één naam, en dan klopt de eigenaar in het verslag ook niet. Prompt 2 ziet dat niet: die controleert tegen hetzelfde transcript.
• Het einde valt weg. De belangrijkste afspraken vallen vaak in de laatste minuten. Lees bij een lang transcript dat stuk zelf na.
• Het hele transcript gaat rond. In Teams kunnen deelnemers uit je eigen organisatie het transcript na afloop zelf terugzien in de vergaderchat. Stuur het niet door naar mensen die er niet bij waren: daarin staat ook wat niet voor iedereen bedoeld was. Zij krijgen het verslag.

Praktijkvoorbeeld

Stel: een installatiebedrijf met acht monteurs houdt elke maandag een kwartier overleg via Teams. Op vrijdag blijkt steeds dat een bestelling is blijven liggen. De planner zet voortaan in de uitnodiging dat het overleg wordt getranscribeerd, alleen voor het verslag, en dat ze het transcript na een week weggooit. Na afloop haalt ze het transcript op, laat de naam van een zieke klant weg en draait de drie prompts. Bij de controle ziet ze dat de bestelling geen eigenaar heeft. In de opvolgmail staat dat als vraag, en binnen een uur meldt een monteur zich.

Je bent klaar als